Revivez les trois jours de Documation 2020 : Quelles tendances ont émergé des conférences ? Quelles nouveautés ont-été présentées par les exposants ? Découvrez dans cet article tout ce qu’il ne fallait pas
manquer de cette 26e édition, par ARCHIMAG: https://www.archimag.com/demat-cloud/2020/09/25/revivez-documation-2020-temps-forts-tendances-nouveautes-salon

La troisième fois fut la bonne ! Le salon Documation 2020, dont Archimag est partenaire, a d’abord été programmé comme de coutume au mois de mars dernier, mais le Covid-19 a empêché sa tenue. Deuxième essai avec un report en mai. Nouvel impossibilité d’ouvrir ses portes. Et donc troisième essai – le bon ! – ces 22, 23 et 24 septembre.
Parallèlement, Paris Expo Porte de Versailles accueillait aussi I-Expo et Data Intelligence Forum, pour les professionnels de la veille, de l’information, de la connaissance et de la data intelligence.

Conférences incontournables, ateliers inspirants, nouveautés présentées par les exposants… Découvrez dans le détail les temps forts de cette semaine de la dématérialisation et de la gestion de l’information:

Les tendances et enjeux des conférences de Documation 2020

• Automatisation et robotisation : boostez vos processus documentaires et venez vous inspirer de trois retours d’expérience

L’automatisation et la robotisation des processus documentaires (RPA) font une percée rapide dans tous les secteurs d’activité, permettant aux collaborateurs de se libérer des tâches répétitives et fastidieuses et surtout aux clients, usagers ou citoyens d’obtenir des réponses instantanément.
Grâce aux plateformes de recherche unifiées, les informations et données d’une organisation sont accessibles et automatisables en un seul point d’accès.
Quels sont les enjeux de la RPA ? Quelles fonctionnalités concrètes attendues ? Comment fonctionne la robotisation? Lesexperts Caroline Buscal (département Conseil du Groupe Serda Archimag, et pilote du rapport annuel – 9e éd. – sur la gouvernance de l’information numérique), Julien Frémeau (Responsable IT Solutions DMS et Low Code, Louis Dreyfus Company), Jean-Michel Rosenal (Responsable des communautés accueil relation usager et transition numérique,  Idealco) ont apporté de nombreux éléments de réponse lors de cette  conférence animée par Louise Guerre, Directrice de la Rédaction, Archimag.

• Projets de dématérialisation : comment calculer l’empreinte carbone et agir pour la réduire ?

Depuis le 18 septembre et jusqu’au 8 octobre 2020, a lieu la Semaine
européenne du développement durable. La dématérialisation est, de fait,
au coeur des préoccupations tant publiques que privées.

Le sujet de la réduction de l’empreinte carbone liée aux pratiques de la
dématérialisation est trop rarement – voire simplement pas – traité. Les
messageries et leurs pièces jointes, les Ged, les archivages électroniques, les requêtes des moteurs de recherche, les communications type visio sont autant de sources de production considérables d’émissions de gaz à effet de serre (GES). Le télétravail en lien direct avec le Covid-19 a encore renforcé cette production. C’est ici que l’évaluation et le plan d’action pour la réduction de l’empreinte carbone intervient.

Pierre Fuzeau, Codirigeant du Groupe Serda-Archimag, a partagé les bonnes pratiques à intégrer dans les schémas directeurs de dématérialisation.

• Réinventer les métiers & le business modèle de l’information et de la connaissance dans un monde complexe

La première journée du Salon Documation 2020 s’est ouverte avec une
conférence consacrée aux enjeux de la connaissance dans un monde complexe. Désinformation, infobésité, marché de la donnée… Trois
enjeux – parmi d’autres – auxquels les professionnels de
l’information-documentation doivent répondre.

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• RPA, IA…entre le mythe et la réalité

Une vaste majorité des entreprises grandes et moyennes ont implémenté ou testent la RPA (Robotic Process Automation) parfois dans le cadre de leur transformation digitale parfois pour suivre l’effet de hype. Le panel d’experts présent lors de cette conférence a rappelé les définitions, les motivations et les attentes, les différentes technologies et l’état du marché. Ils ont partagé les expériences, le pourquoi du succès encore limité et les quelques clés pour réussir un programme de robotisation RPA. De quoi mesurer à quel point la robotic process automation est un sujet à la mode mais que, dans la pratique, les déploiements de solution laissent à désirer.

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• Archivage en 2020 : innovations et perspectives

Cette deuxième journée de Documation est l’occasion de s’interroger sur les évolutions qui touchent le monde de l’archivage. Comment les différents secteurs archivent-ils en 2020 ? Surtout : comment devraient-ils lefaire? Cette conférence a permis de mesurer à quel point le monde de l’archivage n’échappe pas aux multiples évolutions qui affectent les
technologies et les usages.

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• La collaboration digitale : GED, plateformes, quelles bonnes pratiques ?

Focus sur les digital workplaces à l’heure où le télétravail concerne des
millions de salariés. Les digital workplaces ont montré tout leur intérêt durant la crise sanitaire du Covid-19 qui a conduit des millions de salariés à travailler depuis leur domicile.

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• Vitam : qui peut le plus peut le moins !

La crème de la transformation numérique et de la dématérialisation se
pressait au salon Documation 2020. Parmi elle, de nombreux représentants et partenaires d’Inop’s, le premier réseau des experts du numérique en France, qui disposait de son propre « village » sur l’événement.  Sept partenaires d’Inop’s (surnommés la « Team Vitam ») qui accompagnent depuis 2013 le programme interministériel français d’archivage électronique dans la modélisation et la construction technique du logiciel, étaient notamment présents et ont animé ce mercredi une conférence dédiée : « Vitam est-il le meilleur SAE pour votre
organisation » ?

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• Comment la recherche d’information se transforme avec l’intelligence artificielle

L’intelligence artificielle s’imisce de plus en plus dans les solutions dédiées à la recherche d’information. C’est peu dire que le milieu de la veille garde un oeil attentif sur ce qui se passe dans le domaine de l’intelligence artificielle. A la clé, du gain de temps mais pas seulement… L’IA finira-t-elle un jour par remplacer les veilleurs ?

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• Vrac numérique : comment mettre en place une stratégie simple et moderne de records management

Les vracs numériques se cachent partout ! Notamment sur les disques réseau partagés où les salariés éprouvent des difficultés récurrentes à trouver la bonne version du bon document. Au rythme actuel de croissance des volumes d’information, toutes les organisations sont désormais confrontées à un problème de dispersion de fichiers numériques.

Le déluge informationnel place les organisations devant un défi difficile à
relever : comment archiver et/ou détruire automatiquement des documents d’activité ?

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• Les avantages de la dématérialisation des notes de frais : de la capture au coffre-fort électronique

Quels sont les avantages de la dématérialisation des notes de frais ? A qui profite-t-elle dans l’entreprise ? Et comment faire pour qu’elle puisse
satisfaire aux exigences de l’Urssaf et de l’administration fiscale, c’est à dire prouver qu’un justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original ?

Éléments de réponse avec Pierre Quennec, CEO de Jenji, et Pierre Lecomte, directeur Production informatique chez Docaposte, qui co-animaient sur le salon Documation 2020 la conférence « Dématérialisation des notes de frais : de la capture au coffre-fort électronique ».

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• Archivage électronique des notes de frais : décryptage de la réglementation

Partie intégrante de la transformation digitale des entreprises, l’archivage électronique offre à ces dernières la possibilité de conserver,
légalement et en toute sécurité, les documents dont elles ont besoin.
C’est notamment le cas des notes de frais, qui étaient au cœur d’une
conférence organisée par Novarchive le 23 septembre dernier sur
Documation.

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• La cybersécurité, un enjeu stratégique pour les entreprises en 2020

La cybersécurité est un enjeu hautement stratégique en 2020 puisque les États, comme les organisations et bien sûr les particuliers, constituent des entités vulnérables aux cyber-menaces. Frédéric Mouffle, enseignant et formateur au sein de l’École européenne d’intelligence économique (EEIE) et François-Bernard Huyghe, politologue et directeur de recherches à l’Iris (Institut de relations internationales et stratégiques) ont échangé sur le salon Documation lors d’une conférence dédiée aux cyber-menaces qui planent sur le patrimoine informationnel des entreprises.

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